【エレクトリック断捨離】Gmailのメール削除を効率的に
みなさんは、メール管理はどのようになさっていますか・・・このスレッドはパソコン向けです。Gmailです。ショートカットの話です。
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メールボックスを開けると、毎日たくさんメールが届いています。たいていは、重要でないメールばかりです。メルマガや、ネットショッピングの追跡情報や、おすすめのメール等がごっちゃに届いています。ほっといてもいいように思いますが、たまに、重要なメールが混じっているので困ります・・・一応、目を通さないと💦 1通目、2通目、3通目と読んでいきます。私は、できるだけショートカットキーを使います。そのほうが早いからです。ですが、Gmailのショートカットキーに不満がありました。「削除」キーです。不要なメールを削除するときの標準のショートカットキーは「#」です。これって、シフトキーを押しながら「#」を押しますから、片手で操作できません。削除はよく使うので、できれば1度で済ませたいと思っていました。
自分でカスタマイズできることを知りました。Gmailの受信トレイをWebから見ている画面です(メールソフトからではない)。始まりと終わりは、緑色で囲った○です。beginから始めます。
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受信トレイ>ギア>設定>詳細設定>カスタムキーボードショートカット(有効にする)>変更を保存
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変更を保存すると、受信トレイに戻るので、さらに次の設定をします。
受信トレイ>ギア>設定>キーボードショートカット>現在のキーボードショートカット(お好みにカスタマイズする)>変更を保存
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間違っても大丈夫です。初期設定に戻す(青い○)があるので、元に戻せます。
(そして以下は、私の場合です。私のやりたいことは、次の手順でできました。)
「#」の代わりに「3」を割り当ててみました・・・何かうまく動きませんでした。数字ではダメなのかなと思い、「d」をあてました。
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これも失敗しました。1つのキーに割り当てられる操作は1つだけです。既に、設定済みの操作が存在していたために失敗しました(「新しいタブで作成する」という操作も同じく「d」でした。)。
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どうしましょう・・・わかりやすいショートカットがいいので、Deleteの「d」がいいのですが・・・少し考えて、既存の「d」に出て行ってもらうことにしました。
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設定保存して、何かメールを削除してみました。・・・失敗です。「新しいタブで作成する」ショートカットのほうを優先されました。また少し考えて、再起動をしてみました。もう一度削除してみたら・・・今度はできました^^設定がきちんと有効になっていました。よかったです。
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でも、新たな問題が・・・1つ1つのメール削除はショートカットキー「d」で、ぱちっと削除できるようになりました。でも、二つの操作を1つのショートカットキーでやってもらいたいのです。ショートカットキーでメールを削除した後、次のメールに移動したいのです。そうやって、その日に届いたメールを、次々読んでいき、次のメールに移動する時に、ついでに削除をして、全部読み終わったら、受信ボックスがきれいになくなってる、というのが理想です。また少し考えました。
1番目の画像で、カスタムキーボードショートカットを有効にし、変更を保存しました。その時「自動表示」という文字があることを思い出しました。
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自動表示(有効にする)>変更を保存
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これで、希望のことができました^^途中、くじけそうになり、マイネ王で聞こうと何度か思いました。でも、今回は自力でなんとかできました。よかったです。
使いやすくなってよかったですね。
番号を振ると、より導線がわかりやすいと思いますよ♪
毎日メールボックスを整えるのにうんざりしてました。なんとか一人でできたので、よかったです。ありがとうございます!
>wzjmさんへ
見返して、私もそう思いました^^;一番早くそれができる方法は、プリントアウトして、番号を手書きするのが簡単そう。番号入れるのは割とテマかかりますね。この図はパワーポイントで作ると簡単にできます(これもマイネ王で教えてもらったテクです^^)パワポのリボン>挿入>スクリーンショットです。
検索で「before: 」を使うと特定日以前のメールを全部出してくれるので、左上のチェックボックスをチェックして、さらにすべて検索にするとか、検索条件で「has:nouserlabels」を追加してラベルのないメール≒非重要メールとするのもいいかもしれません。
メルマガ系が多いので
・検索
・一気に選択で削除
でばっさり捨ててます
「before: 」検索ということは、何日か前のメールを検索するのですね?メールで「重要か重要でないか?」というのはどうやって選ぶのですか?私の場合は、件名で判断→速攻で削除。内容を開いて判断→速攻で削除、です^^。その日その時に、判断します。そのメールを繰っていく作業が嫌でした。何日かしてから、振り返って整理するという作業はやってません。他者さんのやり方は、いろいろ違っていて面白いですね。
受信onlyでしたら、私も、きっとかごめそーすさんと同じやり方になると思います^^メアドを使い分ける、というのもいいかもしれませんね。受信専用のメールとか・・・
仕事用メアドで20.36GBと無料枠を超えているのですが、これを消すわけには……消すしかないかなぁ。
※バックアップ取ってあるしね
多分私は・・・ラベルつけるの向かないタイプだと思います。分類分けすると、コウモリ現象(ラベルの重複)や家なき子(どのラベルにも属さない子)が出てきそうで・・・あ、Gメールはコウモリ登録できますね(ラベルを重複して付けられる)。20.36GBは・・・もう私にはムリ。管理できないレベルです・・・。というか、私はたぶん、メールを見返すことはあまりないと思います。
なので、項目ごとに分かれてしまってからは、掲示板見なくなっていました。最近また変わって、自分で選べるようになったので、ぜんぶ一緒にして、時系列で表示させてます。ただただ、上から下に、スクロールしてみてます。こちらのほうが自分に合ってますね・・・
メールの削除削除方法をありがとうございます。
検索でカバーするのに気づくまでずいぶんかかりました。
送信はあまりしないので削除は気にしたことないです。
クーポン目当てもあるので、すぐには捨てられず
気が向いたときに捨ててる感じです。
ちなみに現在の未読800件w
かごめそーすさんへ
>件名とか差出人とかソートできない
これ、強く同意します。どうしてなんでしょう😢 それでも、便利なので利用してますが・・・
Gmailの検索能力はすばらしいです。
誰かご存知の方いらしたら教えてください。件名とか差出人とかでソートできたら、もう最強なんだけどな・・・
ああ、スマホですと、画面が小さいからわかりにくいかも・・・PCでメール読むタイプの人でしたら、きっと、便利な機能だと思ったのですが^^;
Gmailで、「d」ボタン押すだけで削除してくれて、次のメールへページを繰ってくれるようになりました。または「E」ボタン押すだけで、どんどんアーカイブしてくれて、次のメールへページ繰ってくれます。本を読んでいるようにメールを読んでいけます(私的には、かなり便利でした・・・)
※昔はもっと細かくつけていたのですがメゲましたw
いいこと教えていただきました!私にとってはすごくイイコトす。情けは人のためならず^^v自分のためでしたね(スレッド書いてトクしたのは私でした。)
「年」で分けるのはいいですね!これなら私もできそうです。これは私向きです。特定の単語にすると迷うんです・・・物事を、そんな単純に、分けられないです。仕事関係とか、友人、家族etc、そういうラベルはかなり苦手です。友人と仕事したらどうなるの?家族経営だったらどうなるの?そんなツッコミ入れてしまいます・・・
タイムラインなら、絶対迷わないし、振り返ったときに、なんとなく記憶の手がかりがある・・・確か、2,3年前のことだったな、とか・・・
pasorinさん、ありがとうございます!
仕事用のアウトルックは、PSTファイルを年ごとにアーカイブしてます。
個人用とは違い、消さないルールなのでこれでファイルの整理や、容量の肥大化を防いでます
※ラベルを付けることで可視性向上と言い訳
どのくらいのラベルを作ったのか記憶に無いので、さっき数えてみたら100個近くありましたw
もちろん、手動でこの数のラベルを付けるなんて無理ですので、フィルタを使って自動的にラベルが付くようにしています。
例えば、こんな感じで↓
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条件: from:(@amazon.co.jp)
処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「Amazon」を付ける, 迷惑メールにしない
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なので、ほとんど見ていないラベルには未読メールが数千通たまっていますw
そのほとんどがダイレクトメールだから問題ないですけれど。
このカスタムキーボードショートカットを有効にしたら、ものすごいスピードでメールが淘汰されていきましたwww。 フィルタを設定しても、ラベルを作っていても、このショートカット設定しておくと、めちゃ便利ですよ^^「D」ボタンを押したら、パチッと削除できるのが本当に気持ちいいです。
今回、このほかにもGmailの設定ページをじくっと読みました。いろいろな便利ツールが増えていて、使いこなしたらもっと便利だなと思いました(もちろん、標準設定のまま使っていても、全然問題ないです。Gmail便利です。)
現在は、ショップから届くDMを一気に消したい時のためにIMEに単語登録しています。例えば「い」と入力したら「in:inbox from:(●)」と変換するように登録してます。で、●の部分に該当するメアドをコピーVで貼り付けます。そして、ヒットしたメールを一気に全部選択して、あとは「D」です。今までは、ごみ箱アイコンまで、マウスを動かしてパチッ、でしたが、マウス動かしてるより、キーボード押したほうが早いので、削除するのがラクになりました。
受信トレイがメールで一杯になってる状態が嫌でした。自分の頭の中までごちゃごちゃになってくるので・・・
(以下はベテランさんはきっとご存知だと思います^^ご存知ない方のために・・・)
もしも、すぐに削除するのが不安な方は「E」を押すといいです^^(パソコンでキーボードを使っている人向けですが・・・)Gmailでは、「E」はアーカイブのショートカットです。アーカイブはメールの削除ではないので、書庫のようなところに格納してあるだけ。必要があって読み返したいとき「すべてのメール」を押すと、アーカイブしたものも、自分の送信したメールも、すべて表示してもらえます。かつ、受信トレイからは消えるので、すっきりしていいです。
ただ、デフォルトでは、ショートカットキーが有効になっていませんので、設定を変えます。次の手順でキーボードショートカットをオンにしておくと、次回から、「E」を押しただけでアーカイブしてくれます。
ギア>全般>キーボードショートカット>キーボードショートカットON
もしも、アーカイブして、オートで次のメールへ移動してほしい時は、トップページで書きました「自動表示」を有効にしてください。みなさんも、効率的にメールの整理ができますように・・・