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メモ、タスク、ブックマークなど自由自在! 次世代の万能ツール「Notion」の使い方

夏野かおる
ライター: 夏野かおる
編集者・ライター。高等学校教諭一種免許状(国語)保有。京都大学大学院博士課程指導認定退学(博士論文準備中)。研究活動のかたわら、教育系書籍やメディアコンテンツの取材・執筆・編集に携わる。専門分野はICT教育・STEAM教育。趣味はゲーム。

メモ帳やToDoリスト、ブックマークなど、さまざまなツールがある現在。用途に応じて複数のツールを使い分けている人も多いでしょう。一方その際に直面するのが、「ツールの種類が多すぎて、管理が大変」という課題です。

そんな課題を解決してくれるかもしれないのが、今回ご紹介する「Notion(ノーション)」。さまざまなニーズに応じて自由にページを作成でき、情報を一元管理できるツールです。その便利さから個人はもちろん、サントリーやサイバーエージェントなど多くの企業でも導入が進んでいます。

▲カンバン(タスクが書かれたカードのようなもの)の一覧ページが、ワンクリックで作成できる (出典:Npedia)

▲地図や宿泊先のリンクを埋め込み表示できるため、旅行のしおりとしても活用しやすい(出典:Npedia)

▲業界や企業、面接対策などの情報を一元管理できるため、就職活動のメモツールとしてもうってつけ(出典:Npedia)

▲Web公開もできるので、イベント告知ページや店舗ホームページなどにも使える(出典:Npedia)

こうした多機能性・カスタマイズの自由度が魅力のNotionですが、「用途の幅が広すぎて、上手く使いこなせない」という声があるのも事実。

そこで今回は、Notion愛用者として情報発信をしている森園凌成(もりぞの・りょうせい)さんに取材。Notionの基本的な機能や魅力、仕事・私生活における活用法、初心者が使いこなすためのポイントについて、教えていただきました。

▲森園凌成さん。愛用者としてNotion会を複数回開催。2021年11月よりoVice株式会社に入社し、同社でもNotionを使用中


ブックマークやToDoリストなど、多くのツールの代替ができるNotion

2021年10月に日本語ベータ版がリリースされたことをきっかけに、より注目を浴びているNotion。その魅力は「とにかく情報を一元管理でき、ツールを行ったり来たりする手間が省ける」点だと、森園さんは言います。

「これまで多くのツールは、ブックマークやToDoリストなど、特定の機能に特化していました。そのため、情報を『まとめる』ことはできても、各ツールで集めた情報をつなげて、活用(共有)するところまでは踏み込みづらかったんです。

一方、Notionはメモからブックマーク、ToDoリスト、スプレッドシート、ガントチャート、カレンダーまで幅広い機能が入っています。そのためツールを使い分けなくても済み、『まとめる→つなげる→活用する』がこれ1つで完結するんです」


▲「オールインワンワークスペース」と銘打つNotion。その名の通り、さまざまなツールの代替が可能

「また、Notionはデフォルトのテンプレートが充実しており、自分に合わせたページがすぐに作れます。検索機能も優れているため、欲しい情報をすぐに取り出せるのもポイントですね。

しかも、これだけ高機能なのに、ほとんどの機能が無料で使えるんです。はじめのハードルさえ乗り越えれば、仕事はもちろん、学校や趣味など生活のあらゆる場面で活用できますよ」


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▲Notion上で「/」を入力すると、デフォルトのテンプレート一覧が表示。ワンクリックでカンバンが作成できる

これに加え、さまざまなユーザーが自作のテンプレートを公開しており、ワンクリックで簡単に複製ができます。中でも、森園さんのおすすめは日本語情報サイト「Npedia 」。「タスク管理」や「議事録」といったビジネス用途だけでなく、「肉まん管理」や「カラオケ接待」などのユニークな用途のテンプレートが無料で配布されています。

▲Notion日本語情報サイト「Npedia」には、無料配布のテンプレートがズラリ


タスク管理、自炊レシピ、ブックレビュー、日記……。森園さんのNotion活用術

では、愛用者である森園さんは、普段どのようにNotionを活用しているのでしょうか。尋ねてみると、「ビジネス・プライベート問わず、本当にあらゆる場面ですね(笑)」という返答が。

【仕事編】どんなことに使えるの?

「まずはビジネス用途からご紹介すると、勤務先のワークスペースとしてNotionを活用しています。議事録などの社内ドキュメントの保存やタスク管理を一括で行っています」

▲森園さんが勤めるoVice株式会社内で使用している、チームWikiページ。追加されたメンバーであれば、いつでも情報を見ることができる

▲oVice内で使用している、プロジェクト管理ページ。全社だけでなく、各チームで進んでいる施策が一覧で確認できる

▲森園さんが持つ全タスクが記載されている、タスク管理ページ。社内メンバーと共有することで、個々が抱えているタスク量が把握できる

「全社でNotionを活用する大きな理由に、全社(チーム)・個人それぞれのタスク情報を共有しながら、連動させられることが挙げられます。

社内では『プロジェクト管理ページ』と『タスク管理ページ』は連動させているため、『タスク管理ページ』でカードを移動させると、『プロジェクト管理ページ』にも反映されるんです」


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▲個人のタスクページでカード(タスクA)を移動させると、チームのタスクページにも反映される


【プライベート編】どんなことに使えるの?

ビジネスでガッツリとNotionを活用している森園さん。一方、プライベートでは自身の趣味や生活管理、スキルアップなどでの目的で利用しているのだそう。

「本や映画のレビューや料理のレシピ集、ほしいものリスト、Twitterのブックマーク代わりに使っているページもあります。踏み込んだ使い方ですと、自分のブログ兼ポートフォリオサイトもNotionで作成しています」

▲読書記録ページ。表紙画像がズラリと並ぶギャラリービューは、一覧性が高くてお気に入りなのだそう

▲わが家のメニュー表。自炊メニューのレシピを記録することで献立を考えやすい。レシピはレシピサイトなどから引用している

▲ほしいものリストページ。URLを貼り付けるだけで画像表示されるため、整理しようと思わなくても探しやすいのが特徴

▲ブックマークページ。カンバン形式で気になる記事をカテゴリ分けしてまとめている

「それから、日記的な利用方法もおすすめです。日記って、つい肩肘張って『書かなきゃ』と思いがちじゃないですか。その点、Notionならその日に見たものをスクリーンショットで挿入し、ひとことコメントをつけるだけでもいい。気軽に続けられるので、更新しやすいんです」

▲日記ページ。記事URLや画像などを貼り付けて、気が向いた時に更新している

ほかにも、メールアドレスなどの登録フォームを設置したり、Notionの画面をスライド資料に変えたりするNotion専用の外部ツールもあり、今後ますます応用の幅が広がることが予想されます。

▲Notionで作った森園さんのポートフォリオサイト(https://morizooo.me/)。外部ツールを使えば、独自ドメインのサイトも制作可能


多機能性ゆえに使い方がわからない! Notionを使いこなすためのポイント

ビジネス・プライベート問わず幅広く使えるNotionですが、その高機能さゆえに「自分には使いこなせない」という声をよく聞くのも事実。森園さんによると、「Notionには2つのハードルがある」とのこと。

「1つ目は、操作方法自体が分からない、というハードル。野球にたとえると、バットを見て『どう使えばいいの?』と戸惑っている状況です。これに関しては、教えてもらいさえすればクリアできるので、あまり高いハードルではありません。

ただ、『活用した結果、何が便利になるのか?』が見えづらい、という2つ目のハードルは少し高いかもしれません。Notionはなんでもできるからこそ、具体的に『何』ができるのかがわかりづらい。『バットの使い方は分かったけど、どうすれば得点につなげられるの?』みたいな(笑)」


では、初心者でもNotionを扱えるようにするためには、どうしたらいいのでしょうか。森園さんに3つのコツを教えてもらいました。

1. スマホからアクセスできるようにする

「単純なようですが、パソコンだけで使っているとNotionの良さが実感しづらいんです。スマホから気軽に開けるようにしておくと、自然と情報を収集する習慣がつき、一元管理の恩恵を受けやすくなると思いますので、ぜひアプリをインストールしてみてください」

▲App Store ・Google Play Storeからインストール可。スマホに合わせた画面が表示される(出典:Npedia)


2. サイドバーを整理し過ぎない

「自分の失敗談ですが、『キレイに整理しよう!』ときれいな階層構造を作った結果、目的のページまで複数のページを辿らなければいけなくなり、面倒になって更新しない……という状況に陥ってしまいました。

よく使うページには、ワンクリックで辿り着けるのがいちばん。見栄えを気にするよりも、利便性ファーストでページを作成した方が、ずっと能動的にNotionを活用できると思います」


3.上手に活用できている人を参考にし過ぎない

「これも自分の失敗談です(笑)。世の中には整理・整頓が得意な方がいて、あっと驚くエレガントな活用方法を発信されている方もいます。でも、それを真似したからといって、自分自身が快適とは限りません。

多少ゴチャっとしていたり、毎日続かなかったりしても、とりあえずNotionに情報を集めておく。そして、『必要になったら検索して取り出せばいいや』と割り切るくらいがちょうどいいと思います」


実は、ご自身も「ずぼら」だという森園さん。「今日お見せしたページは比較的整理されていますが、中には上手に活用できず、更新が滞っているページもたくさんありますよ」と教えてくれました。

▲動画とメモを一つずつアップしたのみで更新が滞った、動画まとめページ。こうしたページがほかにもいくつもあるそう

「初心者の方は、最初は標準のテンプレートだけで充分です。それでもハードルが高ければ、テンプレートを使わず、テキストでメモしておくだけでもOK。

操作に慣れてきて、『こんなことがしたいな』と感じ始めたら、自分に合ったテンプレートを探したり、自ら作ってみたりすればよいでしょう。

Notionの良さを知るには、常に手の届く場所に配置し、手を動かしてみることがいちばん。ぜひ自分なりの活用法を見つけてみてください」


実際にNotionを使って、メモや仕事のタスクを管理してみた

筆者自身、Notionにもともと興味はあったものの、ハードルが高そうなイメージから導入までは至っていませんでした。しかし、今回の取材を通してNotionの魅力を再認識し、気分はすっかり前向きに。「まずはメモ帳や、単純なタスク管理から始めてみては」のアドバイスを参考に、さっそく使い始めてみました。

仕事や研究のアイディアメモ

Webライターとして活動しつつ、ほそぼそと研究活動を行なっている筆者。仕事や研究においては「アイディアをメモすること」が何よりも大事です。これまではiOS純正のメモ帳で管理していたのですが、検索性が悪く、目当てのメモを発見するのに時間がかかっていました。

▲iOS純正の「メモ帳」。メモ数が多いと検索性が悪くなり、目当てのメモを探し出すのに一苦労することも

純正メモ帳は「素早くメモをとれる」点では便利なのですが、自分なりに整理しながらも検索性にも優れる点は、やはりNotionならではの強みだと感じました。

▲Notionなら自分なりのカテゴリで整理できるほか、左上の「検索」から一括で検索でき……

▲目的のページを一発で見つけられる。検索表示は一致度や更新日などでソートもできて、メモ数が増えても探しやすい

また、ネットサーフィン中に気になったページを気軽にメモしておけるのも大きなポイント。森園さんのアドバイス通り「まずは慣れる」「頑張らない」をモットーに、あまり整理しすぎず、気軽に継続しています。

▲例えば、Twitterアプリの共有メニューから「共有する」を選び

▲Notionのアイコンをタップ

▲すると、メモを添えてNotionへ保存可能。保存したツイート・メモは、パソコンからも確認できます


(ついでに)絵文字も可愛い!

それから、個人的なお気に入りポイントは、それぞれのページに「絵文字」アイコンがつけられること。金銭関連なら「ドルマーク」、学習関連なら「学生帽」とパッと見でわかる絵文字をつけるのもよし、「ランダム」機能で適当な絵文字をつけるのもよし。万能なツールでいて、ちょっとした遊び心が効いているのが素敵だなと思いました。

▲たまには「ランダム」でアイコンをつけるのも面白い

とっても便利、でもなんだかハードルが高い……と感じがちなNotion。しかし、自分なりの使い方が見えてくると、手放せない存在になるかもしれません。

まずは森園さんイチオシの「読書記録」「日記」などを取り入れてみて、少しずつ慣れていってみてはいかがでしょうか。

(編集:ノオト


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156 件のコメント
1 - 6 / 156
退会済みメンバー
退会済みメンバーさん
ビギナー
Notion良いですよね。活用しています。
grumpy.4720
マスター
新しい情報確認しました。
ありがとうございます。
Nao61
Nao61さん
ベテラン
今回の記事でNotionを知りました💦
便利そうには思えましたが、私には用がなさそうだなと……😅

あと、Notionはバックアップ(エクスポート)はできるのでしょうか?
OneNoteは時折PCでエクスポートしているのですが。

Pinterestも最近よく目にするようになりましたね。
アッチョンブリケ!
マスター
次世代の万能ツール❣️
情報有難う御座います。
白長谷
白長谷さん
エース
Notion気になっていたので紹介助かります
五木源三
エース
ありがたい記事です。
使ってみたいと思います。
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